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A retenir :

Cette fiche propose des conseils pour l'employeur sur les thèmes suivants :

- l'accueil du nouveau salarié
- le contrat de travail
- les formalités d'embauche (8 items)

1. L’accueil

N’oubliez pas qu’en dehors des formalités administratives qui vous incombent en tant qu’employeur, le bon accueil d’un nouveau salarié est tout aussi important. Il faut donc préparer et encadrer son arrivée :

- Préparer son poste de travail et s’assurer qu’il aura à disposition le jour de son arrivé tout le matériel nécessaire et opérationnel (ordinateur, téléphone, fournitures de bureau, paramètres informatiques, codes d’accès, etc.

- Envoyer un email à l’ensemble de l’équipe afin de l’informer de l’accueil d’un nouvel arrivant en précisant sa fonction, son adresse email, son numéro de téléphone, le jour et l’heure de son arrivée.

- L’accueillir en lui faisant visiter les locaux ainsi que l’ensemble de l’équipe, lui remettre éventuellement un livret d’accueil ou des documents de présentation de la structure.

2. Le contrat de travail

L’établissement d’un contrat de travail écrit est obligatoire pour tous les contrats sauf concernant le CDI à temps complet. Toutefois, même dans le cas d’un CDI à temps complet, il vous est vivement recommandé d’avoir recours à un contrat écrit.

Important : aucun salarié (excepté ceux en CDI à temps plein) ne peut commencer sa prestation de travail sans avoir signé un contrat. Il est donc important que le contrat soit signé par les deux parties avant le premier jour de travail et au plus tard le premier jour de travail. Cette obligation engage la responsabilité de l’employeur, aussi, le salarié ayant commencé sans contrat, peut exiger d’être embauché en CDI.

Les clauses devant figurer dans le contrat de travail peuvent varier selon la nature du contrat, vous trouverez le détail des mentions obligatoires via le lien suivant :

http://www.travail-emploi-sante.gouv.fr/informations-pratiques,89/fiches-pratiques,91/contrats,109

3. Les formalités d’embauche

1. La déclaration d'existence :

Lorsqu'une association veut employer du personnel et ne dispose pas d'un numéro de SIRET, elle doit souscrire une déclaration d'existence. Cette déclaration est à effectuer auprès de l'URSSAF, qui est l'Union pour le Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales. C'est un organisme chargé de la collecte des cotisations salariales et patronales destinées à financer la Sécurité Sociale. Pour les associations, l'URSSAF joue le rôle de Centre de Formalités des Entreprises (CFE).

Toute structure possédant déjà un numéro SIRET et un code APE, n’a pas à suivre cette démarche.

2. La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) :

Elle permet de réunir en une seule démarche les formalités liées à l’embauche (déclaration nominative préalable à l’embauche, immatriculation du salarié au régime de Sécurité Sociale, affiliation au régime d’assurance chômage, Déclaration nominative Préalable A l'Embauche (DPAE) ; demande d'adhésion à un service de médecine du travail ; déclaration d'embauche du salarié auprès du centre de médecine du travail en vue de la visite médicale obligatoire ; la liste des salariés embauchés pour le pré établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS), …)

Vous pouvez effectuer cette démarche :

• Sur Internet via le site www.due.fr
• Par courrier recommandé avec A/R ou télécopie adressé au service DUE de l'URSSAF dont relève votre structure.

Munissez-vous des documents suivants : numéro Siret, code APE, nom et prénom(s) de votre futur salarié, son numéro de Sécurité Sociale,…

Vous remettrez à votre salarié le volet détachable de l’accusé de réception relatif à la déclaration reprenant l’ensemble des informations sauf si le contrat de travail établi dès l’embauche comprend la mention de l’identité de l’organisme de protection sociale.

Cette déclaration doit être effectuée au plus tard le dernier jour ouvrable précédent l’embauche.

3. Le Chèque Emploi Associatif : CEA

Il s’adresse aux associations à but non lucratif de moins de 9 salariés. Il a pour objectif d’alléger les formalités liées à l’embauche d’un salarié.

Si vous souhaitez avoir recours à ce dispositif vous pouvez vous adresser à votre établissement bancaire qui vous remettra votre chéquier ainsi que le formulaire d’adhésion qui comporte une autorisation de prélèvement de cotisations sociales sur votre compte. Suite à cela, votre banque vous remet gratuitement le carnet ‘Chèque Emploi Associatif » personnalisé au nom de l’association.

Les associations utilisant ce dispositif ne sont pas concernées par la Déclaration Unique d’Embauche puisque l’utilisation du Chèque Emploi Associatif vaut déclaration auprès de l’ensemble des administrations ou organismes intéressés.

Vous trouverez davantage d’informations relatives au CEA et à son utilisation via le lien suivant :

http://www.travail-solidarite.gouv.fr/informations-pratiques,89/fiches-pratiques,91/embauche,108/l-embauchepar-une-association-le,657.html

ATTENTION : Archimène attire l’attention des dirigeants sur le fait que le CEA ne tient pas compte des dispositions imposées par la CCNS, comme l’obligation de prévoyance ou de cotisation due à/aux Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA). Tout en ayant un faible coût, la gestion administrative de l’emploi via le dispositif « Impact Emploi » est beaucoup plus sécurisée, et donc intéressante pour certaines associations.

4. Le registre unique du personnel :

Sur le registre unique du personnel tenu à jour doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage et de façon indélébile, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l'association à quelque titre que ce soit. Des indications complémentaires doivent être portées sur ce registre pour chaque salarié : nationalité ; date de naissance ; sexe ; emploi ; qualification ; dates d'entrée et de sortie de l'établissement, lorsqu'une autorisation d'embauchage ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation.

En sus des indications énumérées au paragraphe précédent, les mentions suivantes doivent être portées :

• Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
• Pour les jeunes travailleurs sous contrat d'apprentissage, de qualification ou d'adaptation : la mention « apprenti », « contrat de qualification » ou « contrat d'adaptation ».
• Pour les travailleurs sous contrat à durée déterminée : la mention « contrat à durée déterminée ».
• Pour les travailleurs à temps partiel : la mention « travailleur à temps partiel ».
• Pour les travailleurs temporaires : la mention « travailleur temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
• Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs : la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier.

A noter :

• Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauchage doivent être portées au moment où ceux-ci surviennent ;
• Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement.
• La tenue de ce registre est obligatoire t peut être réalisée sur un support informatique.
• Les utilisateurs de chèques emploi associatifs et les employeurs particuliers sont exemptés de la tenue du registre unique du personnel.

5. La visite médicale :

La visite médicale est obligatoire et doit être réalisée au plus tard avant l’expiration de la période d’essai. Renseignez-vous auprès du centre de médecine du travail le plus proche de votre structure.

La visite médicale doit être réalisée pendant le temps de travail. Le temps nécessité par la visite peut également être rémunéré comme temps de travail normal dans le cas où ces examens ne peuvent avoir lieu pendant les heures de travail. Quant aux déplacements, ils doivent être pris en charge par l’employeur.

A noter qu’une visite médicale est à prévoir tous les 2 ans pour chaque salarié. Cependant certains salariés sont soumis à une surveillance médicale spéciale (les femmes enceintes par exemple) et bénéficient obligatoirement de l'examen médical avant leur embauchage. Par ailleurs, les salariés reconnus TH (travailleurs handicapés) doivent réaliser une visite médicale tous les ans.

L'examen médical a notamment entre autre pour but de s'assurer que le salarié est médicalement apte au poste de travail auquel la structure employeuse envisage de l'affecter.

A l'issue de l'examen médical, le médecin du travail établit une fiche d'aptitude en double exemplaire, l’un pour le salarié et l'autre pour l'employeur qui le conserve.

Par la suite, tout salarié doit bénéficier, dans les vingt-quatre mois qui suivent l'examen d'embauche, d'un nouvel examen médical en vue de s'assurer du maintien de son aptitude au poste de travail occupé. Il doit être renouvelé au moins une fois tous les vingt-quatre mois.

Tout salarié doit bénéficier d'un examen par le médecin du travail après :

• Une absence pour cause de maladie professionnelle ;
• un congé de maternité ;
• une absence d'au moins huit jours pour cause d'accident du travail ;
• une absence d'au moins vingt et un jours pour cause de maladie ou d'accident non professionnel ;
• en cas d'absences répétées pour raisons de santé.

Tout salarié peut également bénéficier d'un examen médical à sa demande, et ce sans qu'il puisse être sanctionné par son employeur.
En cas de manquement à l’organisation de visites médicales obligatoires, un employeur est passible d'une amende de 5ème classe (1500 €). De même, tout salarié qui ne se présente pas à un contrôle médical peut se voir licencier.

6. L'affiliation aux caisses de retraite complémentaire et de prévoyance :

L'association devra s’affilier auprès d’une caisse de retraite complémentaire et d’une caisse de prévoyance. La demande s’effectue par courrier, en indiquant le projet d'embauche à une certaine date d’un salarié et par conséquent, demande son affiliation et celle du futur salarié.

A noter que les organismes gestionnaires du régime de prévoyance de la convention du sport sont : AG2R Prévoyance ; le Groupement National de Prévoyance (GNP) ; IONIS Prévoyance ; l’Union Nationale de Prévoyance de la Mutualité Française (UNPMF

7. L'affiliation à un OPCA :

Un Organisme Paritaire Collecteur Agréé, qui collecte des fonds destinés à la professionnalisation des salariés. A noter qu’une cotisation, pour le financement du fonds d’aide au développement du paritarisme, est également recouvrée par Uniformation.

8. Le document unique d’évaluation des risques professionnels

Les structures employeuses sont tenues d’élaborer et de tenir à disposition un document unique d’évaluation des risques professionnels qu’encourent ses salariés.
Il s’agit d’un support papier ou numérique qui expose l’analyse des risques auxquels sont soumis les salariés. Un inventaire des risques sur les lieux de travail doit donc être réalisé : il doit identifier les dangers potentiels susceptibles de causer un dommage pour la santé, liés à un équipement, à la configuration des locaux, à une méthode de travail, au stockage de certains produits, etc. Le document unique doit être mis à jour tous les ans ou lors de toute décision d’aménagement important (nouvel équipement, changement de l’organisation du travail, etc.).


Cette fiche a été réalisée par Archimène, membre de la CPCA SARA (Maïlis MASSON : 03 67 100 523)

Pour vous aider : ARCHIMENE